Christopher Reinhold
Trainee Event Management
Jul. 25, 2019
IVAM InSide
Christopher Reinhold
Trainee Event Management

Übung für den Ernstfall - Messen können echt anstrengend sein!

Mein Name ist Christopher Reinhold und seit September 2018 bin ich Auszubildender Veranstaltungskaufmann bei IVAM. Vorher war ich einen Monat lang als Praktikant Teil des Teams. Mir gefällt es besonders gut, nach ausgiebigen Planungen im Vorfeld von Events, auch live vor Ort bei der Durchführung involviert zu sein. Ein sehr facettenreiches Arbeitsumfeld!

In der COMPAMED Business-Lounge helfe ich bei der Organisation des Servicebereichs. 

Aktuell bin ich bei Veranstaltungen für ganz unterschiedliche Aufgabenbereiche eingesetzt z.B. 

  1. Auf der COMPAMED habe ich im Service- und Cateringbereich unserer Business-Lounge unterstützt.
     
  2. Bei Konferenzen und Workshops kümmere ich mich darum, dass die technischen Voraussetzungen für die Referenten stimmen, also dass zum Beispiel die Powerpoint-Folien problemlos laufen und der Beamer richtig eingestellt ist.
     
  3. Ich telefoniere mit Veranstaltungspartnern, um Flyer, Veranstaltungsorte oder Vortragstitel abzustimmen.
Ich helfe bei Businessforen, wie hier zum Thema "Artificial Intelligence" bei der Referenten- und Teilnehmerbetreuung.
Im Gespräch mit Referenten: Dr. Bernd Burchard von Elmos Semiconductor hat auf der Veranstaltung zum Thema "Einsatzmöglichkeiten und Nutzen der Künstlichen Intelligenz im Patentwesen" gesprochen. 

Theoretisch ganz einfach! Praktisch eine ganze Menge Aufwand! 

Neben dieser ersten Praxis-Erfahrung lernen wir auch in der Schule die theoretische Planung eines Messestands mit allem, was dazu gehört. Aber dabei sollte es nicht bleiben!

Im ersten Ausbildungsjahr starteten wir ein schulinternes Messeprojekt: Unsere Aufgabe bestand darin, innovative Geschäftsideen im Veranstaltungssektor zu entwickeln und diese auf der Schul-Messe mithilfe eines eigenen Messestands den potenziellen Kunden praktisch zu präsentieren.

In nur acht Wochen sollten wir also ein komplett eigenes Konzept entwickeln, es in einer Projektmappe niederschreiben und dann live auf der Messe präsentieren. Wir bildeten Gruppen zu je vier Personen und starteten gleich mit der Arbeit – doch wo sollten wir nur anfangen?

Begonnen haben wir mit einem Brainstorming und sammelten so unsere Ideen. Innovative Geschäftsideen im Veranstaltungssektor zu „erfinden“ ist gar nicht mal so einfach, das merkten wir schnell. 

Nach ausgiebigem Brainstorming standen dann einige Ideen im Raum. Wir stimmten ab und einigten uns auf eine Gaming-Halle. Angelehnt an die asiatischen Vorbilder entwarfen wir also eine Spielhalle im Arcade-Stil. 

Unsere Vorstellung ging dahin, dass wir neben Spielautomaten und Spielekonsolen auch PC-Spiele anbieten wollten. Den Eventfaktor brachten wir mit "Derbys" in unser Konzept ein. Unsere Idee war es, in regelmäßigen Abständen Amateur- und Profiwettkämpfe zu veranstalten, in denen Gamer ihr Talent unter Beweis stellen können. Daraus ergab sich dann auch unser Firmenname: D.D.A - Digital Derby Arena.

Nach einer Woche ausgiebiger Planung teilten wir die Aufgaben untereinander auf – ohne ein genaues Zeitmanagement hätte gar nichts funktioniert.

Woche für Woche nahm unser Projekt mehr Gestalt an!

Da unsere Aufgabe darin bestand, realitätsnah zu planen, mussten wir zuerst viele Informationen recherchieren. Realitätsnah bedeutete auch, dass wir neben einem Gesellschaftervertrag auch Kostenkalkulationen für unser Geschäft erstellen mussten – und das war nur ein Punkt von vielen, also eine Menge Arbeit. Als unser Konzept dann fix war, hielten wir alles schriftlich in einer Projektmappe fest. Diese hatte schlussendlich 58 Seiten. Geschrieben in Schriftgröße 11, Calibri.

Nun ging es weiter mit der konkreten Planung unseres Messestands. Aber Moment, da war doch noch etwas?

Na klar! Ein modernes Unternehmen kommt heutzutage kaum mehr ohne eine Website aus. Also ging es nun damit weiter. Zum Glück hatten wir ein IT-Ass in unserer Gruppe, weshalb wir nur eine Schulwoche brauchten, bis die Website online ging.

Acht super anstrengende Wochen!

Da die Zeit nun knapp wurde, mussten wir uns etwas beeilen. Wir konzipierten also unseren Messestand und besorgten alle notwendigen Materialien. Zu diesen gehörten auch bedruckte T-Shirts mit dem Logo unseres Unternehmens, Flyer und Give-Aways.

Gerade einmal zwei Tage vor der schulinternen Messe hatten wir, mit der Erstellung einer Power-Point-Präsentation, alle unsere Aufgaben erledigt: Das waren acht superanstrengende Wochen! 

Am Tag unseres "Auftritts" lief dann alles ab wie geplant. Unsere Erwartungen wurden sogar bei Weitem übertroffen. Unser Messestand war extrem gut besucht und wir freuten uns über das Interesse unserer Mitschüler. 

Eine 2+ als Belohnung und noch mehr…

Am Ende gab es für alle eine 2+ als Projektnote – wir waren alle sehr zufrieden.

Ach übrigens: Wir haben vergessen unsere Facebook-Page nach unserem Projekt zu löschen. Nach etwa einem Monat bemerkten wir dies und loggten uns kurz ein. 

Wir haben alle herzlich gelacht als wir gesehen haben, dass unsere Beiträge schon fleißig geteilt worden waren und wir über 20 Buchungsanfragen vorliegen hatten – vielleicht starten wir in ein paar Jahren mal durch, dann aber in der Realität.

Contact the author